YÖK'ten pasaport başvurularında yeni dönem! Islak imza kalkıyor

Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde görev yapan personelin yeşil ve gri pasaport işlemlerini kolaylaştıracak yeni uygulamasını hayata geçirdi. Personel Bilgi Sistemi üzerinden kullanılmaya başlanan modülle birlikte başvurular elektronik ortamda yapılacak, onay süreçleri e-imza ile tamamlanacak. Yeni sistem emekli personeli de kapsayacak.

Yükseköğretim Kurulu, devlet üniversitelerindeki çalışanların pasaport başvuru işlemlerinde bürokrasiyi azaltmak amacıyla yeni bir dijital uygulamayı kullanıma sundu. YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından 13 Kasım 2026 tarihinde üniversitelere gönderilen resmî yazıyla, Personel Bilgi Sistemi (PBS) içerisinde hazırlanan "Pasaport İşlemleri" modülünün devreye alındığı bildirildi.

Yeni uygulamayla üniversite personelinin hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport talepleri internet üzerinden iletilebilecek. Çalışanlar, pbs.yok.gov.tr adresinden sisteme giriş yaptıktan sonra "Bireysel İşlemler" menüsündeki "Pasaport Başvurusu" bölümünden işlemlerini başlatabilecek.

ONAY SÜRECİ E-İMZA İLE TAMAMLANACAK

Sistem üzerinden gönderilen başvurular ilk olarak üniversitelerin personel birimleri tarafından incelenecek. Şartları uygun olan talepler, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanarak doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) aktarılacak.

Başvurularda eksik ya da hatalı bilgi bulunması halinde ise gerekli düzeltmeler ilgili üniversitenin Personel Daire Başkanlığı tarafından yapılacak.

ISLAK İMZALI BELGE GÖNDERİLMESİNE GEREK KALMAYACAK

Yeni sistemin getirdiği önemli kolaylıklardan biri de fiziki evrak zorunluluğunun azaltılması oldu. YÖK tarafından üniversitelere gönderilen yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye dijital ortamda iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine ihtiyaç bulunmadığı belirtildi.

Böylece personelin belge hazırlama, imzalatma ve ilgili kurumlara fiziki evrak ulaştırma süreçlerinin önemli ölçüde kolaylaştırılması hedefleniyor.

EMEKLİ ÜNİVERSİTE ÇALIŞANLARI DA KAPSAMDA

YÖK'ün hayata geçirdiği uygulamadan yalnızca halen görevde bulunan personel yararlanmayacak. Emekli olan veya istifa ederek üniversitedeki görevinden ayrılan çalışanlar için de pasaport talep belgeleri sistem üzerinden hazırlanabilecek.

Emekli ve eski personelin işlemleri, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yetkilendirilen çalışanlar aracılığıyla yürütülecek.

ÜNİVERSİTELERDE İKİ AYRI YETKİLİ GÖREVLENDİRİLECEK

Uygulamanın sorunsuz şekilde yürütülmesi için üniversitelerden PBS üzerinden iki farklı yetki tanımlaması yapmaları istendi.

Buna göre "Pasaport Onay Yetkilisi" başvuruları inceleyerek uygun talepleri onaylayacak, eksik veya uygun bulunmayan başvuruları ise iade edebilecek. "Pasaport İmza Yetkilisi" de onaylanan başvuruları elektronik imzayla imzalayarak işlemlerin tamamlanmasını sağlayacak.

Üniversitelerin bu görevleri üstlenecek personeli belirleyerek yetkilendirme işlemlerini tamamlaması gerektiği bildirildi. Yeni uygulamayla ilgili teknik destek taleplerinin ise pbs@yok.gov.tr adresine gönderilebileceği kaydedildi.