Üniversite, e-evrakla hem hızlandı hem de tasarruf etti

Uludağ Üniversitesi üst yönetiminin aldığı kararla, 5 Kasım 2012 tarihinde tüm idari birimlerde başlayan Uludağ Üniversitesi Doküman Otomasyon Sistemi (UDOS) başarıyla sürdürülüyor.
Daha hızlı, nitelikli ve verimli hizmet vermek amacıyla tüm idari birimlerinde yeni organizasyon arayışlarına giren Uludağ Üniversitesi, bu kapsamda dört ay önce başlattığı e-evrak ve e-imza sistemi sayesinde yüzlerce top kâğıdın çöpe gitmesini önledi.
Uludağ Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi verilerine göre, uygulamanın başladığı 5 Kasım 2012 tarihinden bugüne kadar sisteme, kurum dışından 107.957 adet evrak girişi olurken, Üniversiteden ilgili kurum ve birimlere yönelik 77.154 adet evrak hazırlandı. Eski sistemde olsaydı, söz konusu yazışmalar için üst yazı ve ekleri dikkate alındığında, yaklaşık 385.800 adet "A4" kâğıt (771 top) kullanılmış olacaktı. Bu da bir yılda yaklaşık 1.158.000 adet A4 (2315 top) kâğıt tasarruf anlamına geliyor.
Yapılan tasarruf kâğıtla da sınırlı değil. Yazıcılar ve fotokopi makinaları kullanılmadığı için enerjiden ve büro sarf malzemelerinden de büyük ölçüde tasarruf edildi.
E-EVRAK ANINDA GİDİYOR
Elektronik evrak sistemi sayesinde, yazışmalar da büyük hız hazandı. Eskiden, Görükle Yerleşkesi içindeki birimler arasındaki yazışma evrakı bile muhatabına bir haftada ulaşırken, yeni sistem sayesinde evrak imzalandığı anda karşı taraftan görülebiliyor.
UDOS sayesinde, evrakın hangi birimde ne kadar beklediği, ne kadar sürece hazırlanarak ilgilisine gönderildiği de sistemde görülebiliyor. Böylece, personelin performansı da kolaylıkla ölçülebiliyor.
Üniversite yönetimi, sistemin sağlıklı yürüyebilmesi için personelini sürekli eğitime tabi tutuyor.